Задължението на работодателя за издаване на документи по искане на служителя

Трудовото правоотношение е сложно правоотношение, характеризиращо се с множество права и задължения на двете страни. Кодексът на труда (КТ) установява редица отговорности, които работодателят има към работника/служителя във връзка с възникване, осигуряване, възмездност, благоприятни условия на труд и прекратяване на трудовото правоотношение.

Преди всичко, работодателят е длъжен да води и съхранява трудово досие за всеки работник и служител. Всички документи, свързани с възникването, действието, изменението и прекратяването на индивидуалното трудово правоотношение, съставят трудовото досие и се съхраняват при работодателя. Работникът/служителят по всяко време има право на достъп до трудовото си досие - за да се запознае с неговото съдържание, да констатира неговата пълнота и точност и при необходимост, поради непълноти или неточности в него, да поиска тяхното отстраняване.

В досието могат да се съхраняват и електронни документи съгласно чл. 128б, ал. 3 КТ и Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на служителя (Наредбата). 

Задължението на работодателя за издаване на документи на работника или служителя, в т.ч. документи от трудовото досие, е материализирано в чл. 128а от КТ и чл. 5 от Наредбата, като тези документи могат да бъдат:

• обективна и справедлива характеристика за професионални качества и за резултати от трудовата дейност, 
• обективна и справедлива препоръка при кандидатстване за работа при друг работодател, 
• писмена заповед, удостоверяваща прекратяването на трудовото правоотношение,
• документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение - трудов договор, длъжностна характеристика, допълнителни споразумения и други.

Важно е да се отбележи, че тези задължения на работодателя за представяне на документи не възникват служебно (както задължението за изплащане на трудовото възнаграждение), а са функция на едно право на работника/служителя, което той може да упражни във всеки един момент. Не е необходимо искането да бъде мотивирано.

В хипотезата, в която един работник/служител е упражнил своето право чрез писмено искане до работодателя, последният е длъжен да представи документите в 14-дневен срок от постъпване на заявлението. Книжата се предоставят по месторабота на служителя, а когато трудовото правоотношение е прекратено - по неговото местоживеене. Когато се касае за електронни документи, те могат да бъдат изискани в електронен вид или в хартиен препис, като срокът отново е 14-дневен. 

Работодателят няма право на отказ, като неизпълнението може да доведе до административнонаказателна отговорност. Имуществената санкция е в размер от 1500 до 15 000 лева, но ако нарушението е отстранено веднага след установяване и междувременно не са произтекли вредни последици за работника/служителя, санкцията може да бъде намалена в размер от 100 до 300 лева. 

Отделно от това, съгласно чл. 226 КТ работодателят отговаря за вредите, причинени на работника/служителя при неиздаване или несвоевременно издаване на необходимите му документи, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение, както и за вписването на неверни данни в издадените документи. Работникът/служителят има право да търси парично обезщетение от работодателя за всички имуществени и неимуществени вреди, претърпени поради такива негови действия, като следва да докаже техния размер.

*Настоящото изложение не съставлява изчерпателно правно становище, препоръка за действия или бездействия. То отразява единствено мнението на авторите и тяхното тълкуване на приложимото право.

Изображение: www.freepik.com